在外貿(mào)里，雖然很多事情都是不可控的，但是我們還是需要做好自己該做的事情，將危險和不可控降低到最低的程度。那如何能夠降低到最低呢？

比如在做合同，發(fā)票或者單據(jù)的時候，我們可能會喜歡依照公司固定的模板填寫，而大部分都時候模板為了更方便我們參考，會帶有一些信息，比如其他客戶訂購的產(chǎn)品名稱，產(chǎn)品金額，或者是發(fā)票上的日期，港口，等等。

我們習(xí)慣性的做法是直接按照原來的模板，然后去修改關(guān)鍵信息，確保我們填入的信息是模仿正確的。

但是，此時，往往我們會在填寫的時候可能忽視了一些更改，比如客戶的目的港忘了更改，又比如合同日期忘了個更新，或者是該刪除的一些信息忘記了刪除。

不知道大家會不會犯這個錯誤，反正最近我是經(jīng)常出現(xiàn)這樣的問題。雖然在每次修改后都會重新核對很多遍，但是最后依然會有一些錯誤的信息。因為我們本能的只會檢修我們已經(jīng)填過的信息的正確性，卻經(jīng)常忽視還有哪些原模板需要修改的東西。

所以，解決這件事情的最好辦法就是將原模板保存好后，再做一份空白模板，然后填寫信息，如果不知道怎么填寫，再去對照原來的模板模仿填寫，最后填寫完成之后，再對照原來的模板看看哪里缺少什么，忘記填寫哪里。這樣出錯的概率就會大大減少。

還有一個辦法就是將原模板需要更改的信息變顏色和字體，不如之前的模板可更改部分是黑色字體，我們可以將黑色字體改成紅色字體進(jìn)行保存，但是紅色的信息都是需要更改的東西。

然后等我們做合同的時候，再將新輸入的信息由紅色變成藍(lán)色，這樣我們就知道自己哪里更改了，哪里沒有更改，更改的對不對，等核對完成后，在將藍(lán)色字體變成原來的黑色字體即可。

雖然變來變?nèi)ズ苈闊?，但是的確可以大大的降低出錯率。

可要知道，現(xiàn)在麻雖然繁瑣一點，但是會為今后生下很大的麻煩，不如如果你港口寫錯了，客戶也沒有檢查出來，然后按照錯誤的國家，錯誤的港口發(fā)貨，那結(jié)果會怎樣呢？到哪個時候的損失可能就不是自己一句粗心就能化解的。

最近看到有個小伙伴說自己因為單子太多而忘記了把電放提單發(fā)給客戶，等自己想起來要發(fā)給客戶的時候，客戶那邊已經(jīng)產(chǎn)生了滯港費，那這筆費用又該讓誰買單呢？

我們當(dāng)然可以埋怨客戶不知道去催促業(yè)務(wù)員，自己的貨物自己不知道想著，也可以埋怨貨代為什么貨物到港了不聯(lián)系客戶或者提醒自己去催促客戶提貨，

可是，如果我們作為業(yè)務(wù)更應(yīng)該檢討自己，如果平時做好記錄，做好總要的事情分類，每日去查看重點，安排好計劃，想來也不會忘記這么重要的事情。

當(dāng)一些我們本可以避免的麻煩因為我們的失誤而產(chǎn)生費用，變成來回扯皮的事情的時候，會讓人身心疲憊，最后可能還會賠了夫人又折兵。

所以最好自己，不僅僅是指自己個人的修養(yǎng)，自己眼下的工作，還包括可預(yù)見性問題的預(yù)防以及可處理方案。

自己多想辦法仔細(xì)一些，那么未來的麻煩就會減少很多。不要讓未來為今日的粗心買單！

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