在國際貿(mào)易中，與客戶聯(lián)絡(luò)的渠道方式有很多，其中外貿(mào)郵件就是與客戶聯(lián)絡(luò)的重要方式之一。郵件有助于我們雙方交流，了解雙方樣品收寄情況，同時也可以跟進訂單。而這其中回復(fù)時間、回復(fù)的內(nèi)容都直接關(guān)系到客戶體驗。那么具體什么時間回復(fù)合適？比如我們有一個客戶，他在曼谷，我們是在下午四點多的時候收到客戶報價，雖然我們和客戶存有一定時差，但是，我們想晚上在家想好之后再給客戶報價，但是晚上想好之后，客戶也下班了。這樣的話，是當晚報價給客戶還是第二天報價給客戶好呢？那今天我們就從郵件什么時候回復(fù)最有效果以及回復(fù)郵件技巧這兩個方面為大家分享。

一、什么時候回復(fù)客戶郵件最有效果

我們先從什么時間回復(fù)客戶郵件最有效這個方面來了解。

1. 及時回復(fù)客戶郵件

首先如果需要我們回復(fù)的郵件內(nèi)容并不是特別復(fù)雜，如，客戶向我們要一份產(chǎn)品介紹，那么我們最好及時回復(fù)給客戶。另外，如果客戶咨詢的信息，是需要我們花一定時間去準備后才能回復(fù)時，我們也最好先給客戶發(fā)送一個郵件，告訴對方我們會晚點回復(fù)，以及大概回復(fù)時間。而這個預(yù)估的時間最好是客戶的工作時間，這樣為客戶考慮的做法，會為我們的形象加分。   

2. 根據(jù)客戶作息發(fā)布郵件

另外，在我們給客戶回復(fù)郵件時，我們最好事先了解客戶的作息，再判斷給客戶發(fā)郵件的時間。比如說國外采購人員一般會在上午的八九點上班的時候先打開郵箱查看郵件，然后用一個小時左右的時間去處理郵件，之后再處理其他工作的事務(wù)。那么我們就要在客戶早上查看郵件的時間段發(fā)送郵件給客戶，才可以保證用戶能看到我們的郵件。

3. 使用時間查詢工具

不過，不同國家地區(qū)的用戶和我們的時差都不同，那怎么推算呢？這里推薦給大家一個可幫我們查詢?nèi)蚋鱾€國家地區(qū)時間的工具“timeanddate”（https://www.timeanddate.com/）。使用這個工具，可以快速查看到各個國家地區(qū)的時間，這時我們再配合使用定時郵件，這樣可以幫助我們在客戶的工作時間及時與客戶對接。比如我們的客戶在阿根廷，與我們的時差是11個小時，也就是說，對方的上班時間是與我們的工作時間幾乎完全相反的，那么定時郵件就很有必要了，另外，如果可以我們最好安排值班對接人員，這樣可以更好的提高客戶體驗。

總之不管我們要給哪個國家的客戶回復(fù)郵件，我們都一定要算好時差，算好在客戶上班之前是否能看到我們的郵件。

二、 回復(fù)郵件時的技巧

我們再來分享給大家回復(fù)郵件時的五個技巧。

1、時間

首先是關(guān)于時間方面，當天的客戶郵件最好當天回。還有我們最好提前去了解各國的時差和工作習(xí)慣，比如韓國應(yīng)該在2小時之內(nèi)回復(fù)；澳大利亞的郵件收到后馬上回復(fù)。如果當天不能回復(fù)客戶，就像我們剛才提到的，先給客戶一個回應(yīng)，告訴客戶原因和什么時候能回復(fù)。

2、回復(fù)原則

然后是郵件的回復(fù)原則，不同國家的客戶要求、特征也不大相同，比如歐美對產(chǎn)品質(zhì)量要求高、信譽度也高；中亞非很強調(diào)價格的實惠，但是信譽度很弱；不過這也只是大概分析，具體我們要通過和客戶溝通后，才能做出具體判斷，以此來奠定后期與客戶溝通時要注意哪些。

3、不要一味使用模板

有的業(yè)務(wù)員為了圖省事，會提前弄好一個模板，不管是哪封郵件，直接把模板復(fù)制粘貼過去給對方回復(fù)。那么對方收到郵件，發(fā)現(xiàn)所有模板一個樣式，一般就不會再回復(fù)我們了。所以，我們在回復(fù)客戶郵件時，不要一味的使用模板回復(fù)，我們要具體分析客戶的來件意圖，然后在有針對性的回復(fù)，因為客戶一般會同時咨詢多家企業(yè)，如果我們一味的使用模板回復(fù)客戶，那么客戶就會感覺我們態(tài)度敷衍，繼而會對我們的產(chǎn)品或服務(wù)失去興趣。這樣對于客戶不會損失什么，但我們卻會損失一個合作機會。所以我們收到詢盤后一定要認真對待。

4、內(nèi)容為王

很多外貿(mào)員在回復(fù)郵件時，還在用大量的篇幅介紹主推產(chǎn)品和自我介紹。其實只要在文中敘述，客戶較為感興趣的產(chǎn)品就可以了。另外，在客戶向我們咨詢產(chǎn)品時，我們一定要以專業(yè)的角度去回復(fù)對方。比如，將特別要注意的地方加粗顯示，在英文書寫時，注意大小寫等這樣的細節(jié)都是可以為我們的形象加分的！

5、合理報價

最后就是合理報價了，在報價時，我們千萬不要盲目的去報價。在報價前，我們要先了解客戶，比如客戶對產(chǎn)品的具體需求、用途等重要信息。根據(jù)這些信息做一個全面的分析，然后再制定2-3個報價方案。這樣客戶可以感覺到我們是用心為他考慮的，而且也可以刻畫出我們對工作專業(yè)、嚴謹?shù)暮眯蜗蟆?/p>

總體來說，我們通過郵件與客戶溝通時，一定要掌握好客戶的工作時間、客戶的瀏覽習(xí)慣，和內(nèi)容的呈現(xiàn)。這樣不但會提高客戶體驗，也會高度展示出我們的專業(yè)性。

（來源： 絲路贊學(xué)院）