報稅文件保留：重要性不可小覷

在美國，無論是個人還是企業(yè)，報稅都不是一件一了百了的事情，報稅文件的保留有著極為關(guān)鍵的意義。從個人層面來說，這些文件是個人財務(wù)狀況的有力證明。就拿申請貸款來說，銀行可能會要求查看過去幾年的報稅文件，以此評估你的收入穩(wěn)定性和還款能力 。如果你能及時、準(zhǔn)確地提供這些文件，無疑會為貸款申請加分，提高獲批的成功率。再比如申請某些政府福利時，報稅文件也是審核的重要依據(jù)，關(guān)乎你是否符合資格。美國對于報稅文件的保留期限有著明確且細(xì)致的規(guī)定，總體上可以分為 3 年、7 年、永久保留這幾種常見情況 ，但每種情況都有其特定的適用條件。

需保留 3 年的報稅文件

常規(guī)稅務(wù)文件

在眾多需要保留 3 年的報稅文件中，W-2 表格是最為常見的一種，它由雇主發(fā)放給員工 ，詳細(xì)記錄了員工在一個納稅年度內(nèi)的工資、小費以及其他形式的報酬，同時還包含了雇主代扣的聯(lián)邦所得稅、社會保障稅和醫(yī)療保險稅等信息。對于上班族來說，W-2 表格是申報個人所得稅時最重要的基礎(chǔ)文件之一，通過它，IRS 能夠清晰地了解員工的收入和納稅情況。

1099 表格也是常見的稅務(wù)文件，它涵蓋了多種非雇員收入的報告 。比如1099-NEC用于報告非雇員的勞動報酬，適用于獨立承包商和自雇人員；1099-DIV 用于報告從股票、基金、債券等投資中獲得的股息收入；1099-INT 記錄從銀行存款、債券和其他金融產(chǎn)品中獲得的利息收入等。不同類型的 1099 表格，反映了納稅人多樣化的收入來源，對于全面準(zhǔn)確地申報收入起著關(guān)鍵作用。

還有1098表格，其中最常見的是1098表格用于顯示納稅人支付的房貸利息金額 ，這對于擁有房產(chǎn)并背負(fù)房貸的納稅人來說至關(guān)重要，房貸利息在一定條件下可以作為稅前扣除項目，減少應(yīng)稅收入，從而降低納稅金額；1098-C表格則用于申報向合格的慈善機(jī)構(gòu)捐贈汽車、船只或飛機(jī)的扣除，并且價值超過500美元時使用，這類捐贈也能享受相應(yīng)的稅收優(yōu)惠政策 。這些常規(guī)稅務(wù)文件，在納稅人的報稅過程中不可或缺，它們共同構(gòu)建了 IRS 審核納稅人稅務(wù)情況的重要依據(jù)，所以需要保留 3 年，以應(yīng)對可能的審計。

收入與扣除相關(guān)文件

除了上述常規(guī)稅務(wù)文件，能證明收入和可扣除項目的文件也需要保留 3 年。工資單是證明收入的直接文件，它詳細(xì)記錄了員工每次的工資發(fā)放金額、扣除項目等信息，與 W-2 表格相互印證，確保收入申報的準(zhǔn)確性。捐贈收據(jù)也是重要的扣除證明文件。在美國，向符合條件的慈善機(jī)構(gòu)捐贈可以享受稅收減免政策 ，納稅人在報稅時需要提供捐贈收據(jù)作為扣除依據(jù)。醫(yī)療費用單據(jù)同樣不可忽視。如果納稅人的醫(yī)療費用支出達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)，部分費用可以在報稅時作為扣除項目 。保留醫(yī)療費用單據(jù)，如醫(yī)院的收費發(fā)票、藥品購買憑證等，能讓納稅人在申報時準(zhǔn)確計算可扣除的醫(yī)療費用金額。

需保留 3 年以上的報稅文件

特殊情況延長至 6 年

對于自營業(yè)主、小公司經(jīng)營者或收入來源復(fù)雜的個人來說，稅務(wù)情況往往更為復(fù)雜。自營業(yè)主的收入來源可能涉及多個項目，如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，每一項收入都需要準(zhǔn)確記錄和申報 。小公司經(jīng)營者除了日常的業(yè)務(wù)收入，還可能有投資收益、補(bǔ)貼收入等。收入來源復(fù)雜的個人，可能同時擁有工資收入、兼職收入、投資收入等多種類型。

這些人群如果漏報收入超過應(yīng)報收入的25%，法律追訴期就會從3年延長至6年 。這是因為他們的稅務(wù)情況本身就存在更多的不確定性和復(fù)雜性，漏報收入的風(fēng)險相對較高。一旦被 IRS 發(fā)現(xiàn)漏報問題，6 年的追訴期能夠確保 IRS 有足夠的時間進(jìn)行全面審查，核實真實的稅務(wù)狀況，避免國家稅收流失 。所以，為了應(yīng)對可能的6年追訴期審查，這些人通常應(yīng)將1099號碼、收據(jù)和其他業(yè)務(wù)開支記錄等相關(guān)文件保存至少6年。

7年保留期的文件

當(dāng)納稅人持有無價值的股票及證券時，意味著這些投資已經(jīng)失敗，資產(chǎn)價值歸零。在報稅時，納稅人可能會就這部分損失申請稅務(wù)減免，以減少應(yīng)稅收入 。為了證明這部分損失的真實性和合理性，相關(guān)的稅表和稅務(wù)材料就顯得至關(guān)重要。同樣，對于無法償還的壞賬，納稅人也可能申報稅務(wù)減免 。例如，一家企業(yè)向客戶提供了貨物或服務(wù)，但客戶由于各種原因無法支付款項，最終這筆賬款成為壞賬。企業(yè)在報稅時，若要就這筆壞賬申請稅務(wù)減免，就需要提供與該筆交易相關(guān)的合同、發(fā)票、催款記錄以及證明客戶確實無法償還的文件等 。這些文件能夠清晰地呈現(xiàn)壞賬的形成過程和原因，幫助 IRS 確定減免的合理性。所以，與無價值股票及證券、無法償還壞賬相關(guān)的稅務(wù)減免文件，需要保存 7 年，以滿足 IRS 可能的審查需求。

長達(dá) 10 年保留期的文件

美國居民（滿足公民、綠卡或?qū)嵸|(zhì)居住測試）以及非居民在外國工作或有外國投資收入時，面臨著復(fù)雜的國際稅收問題 。他們不僅要向收入來源國繳納所得稅，還要向美國繳納所得稅，這就容易導(dǎo)致雙重征稅的情況 。為了避免雙重征稅對納稅人造成過重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，美國允許納稅人向國稅局申請境外稅收抵免 。如果納稅人申請了某一年的境外稅收抵免，后續(xù)可能會因為各種原因改變主意，或者發(fā)現(xiàn)之前的抵免申請存在問題需要更正 。在這種情況下，納稅人有 10 年的時間通過提交修改后的申報表來重新申請抵免，或者更正之前的抵免申請 。這就意味著，與境外稅收抵免相關(guān)的支付外國稅款的文件以及其他相關(guān)材料，必須至少保存 10 年 。

永久保留的關(guān)鍵文件

出生證明是個人身份和年齡的重要證明，它記錄了一個人出生的時間、地點、父母信息等關(guān)鍵內(nèi)容 。在個人的成長過程中，無論是入學(xué)、辦理身份證、申請護(hù)照，還是在涉及法律事務(wù)、繼承財產(chǎn)等情況時，出生證明都是不可或缺的文件 。死亡證明則是對一個人死亡事實的官方確認(rèn)，在處理遺產(chǎn)繼承、保險理賠、注銷戶籍等事務(wù)時，死亡證明是必不可少的依據(jù) 。結(jié)婚證書是婚姻關(guān)系成立的法律憑證，它確立了夫妻雙方在法律上的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系 。在涉及財產(chǎn)分配、子女撫養(yǎng)、移民申請等事務(wù)時，結(jié)婚證書都發(fā)揮著關(guān)鍵作用 。離婚證明則是解除婚姻關(guān)系的法律文件，它明確了夫妻雙方在離婚后的權(quán)利和義務(wù)，如財產(chǎn)分割、子女撫養(yǎng)權(quán)歸屬等 。社會安全卡記錄了個人的社會安全號碼，這是美國用于標(biāo)識個人身份和納稅的重要編號 。在就業(yè)、報稅、申請社會福利等方面，社會安全卡都扮演著至關(guān)重要的角色 。房地產(chǎn)文檔包括房產(chǎn)證、購房合同、房產(chǎn)交易記錄等，這些文件是證明房產(chǎn)所有權(quán)和交易合法性的關(guān)鍵依據(jù) 。在房產(chǎn)買賣、抵押、繼承等過程中，房地產(chǎn)文檔是必不可少的 。這些文件涉及個人和家庭生活的核心事務(wù)，對個人的身份認(rèn)定、權(quán)益保障以及財產(chǎn)傳承等方面都有著深遠(yuǎn)的影響 ，所以需要永久保留，以備不時之需 。

保留報稅文件的實用技巧

數(shù)字化存儲

在數(shù)字化時代，利用現(xiàn)代技術(shù)手段對報稅文件進(jìn)行數(shù)字化存儲是一種高效且便捷的方式。如今，市面上有許多功能強(qiáng)大的掃描軟件，這些軟件具備先進(jìn)的光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，能夠快速、準(zhǔn)確地將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文本，方便后續(xù)的編輯和搜索。云存儲服務(wù)也是數(shù)字化存儲的重要選擇，它們提供了大量的存儲空間，用戶只需將掃描后的報稅文件上傳至云端，即可實現(xiàn)隨時隨地訪問和管理。而且，云存儲服務(wù)通常具備數(shù)據(jù)備份和同步功能，即使本地設(shè)備出現(xiàn)故障，文件也不會丟失。

分類整理

對報稅文件進(jìn)行合理的分類整理，能夠大大提高查找和管理的效率。一種常見的分類方式是按年份進(jìn)行分類 ，每年創(chuàng)建一個獨立的文件夾，將該年度內(nèi)所有與報稅相關(guān)的文件都存放在這個文件夾中 。這樣，當(dāng)需要查找特定年份的報稅文件時，能夠迅速定位到對應(yīng)的文件夾。

也可以按照文件類型進(jìn)行分類。將所有的稅務(wù)表格（如 W-2、1099 等）放在一個文件夾，收入證明文件（工資單、投資收益報告等）放在另一個文件夾，扣除項目相關(guān)文件（捐贈收據(jù)、醫(yī)療費用單據(jù)等）再單獨分類 。這種分類方式便于在報稅或應(yīng)對審計時，快速找到同一類型的所有文件 。比如在申報慈善捐贈扣除時，直接打開 “扣除項目相關(guān)文件” 文件夾，就能輕松找到所有的捐贈收據(jù)。還可以將企業(yè)報稅文件、投資相關(guān)文件等按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類，使文件管理更加有序，提高工作效率。