你知道嗎？在2019年地球上每?jī)蓚€(gè)人間共發(fā)送和接收了大約2050億的各種類型的電子郵件？

其中一半是商業(yè)信函，其數(shù)量預(yù)計(jì)每年還將增長(zhǎng)3％。

在幾乎所有的電子郵件服務(wù)的電子郵件包含以下信息:

1. 郵件地址和發(fā)件人的名字。

2. 信件的收件人的郵件地址。

3. 電子郵件的主題（題目，標(biāo)題）

4. 信的內(nèi)容其包括：?jiǎn)柡?、正文、結(jié)論、簽名。

5. 郵件的附件。

我們幾乎每天都在發(fā)郵件，但是郵件中有哪些需要注意的內(nèi)容你真的知道么？？？？？

1.電子郵件的主題

這一切都始于一個(gè)主題。 看到它后，收件人決定是否打開(kāi)電子郵件。 很多時(shí)候，一個(gè)主題決定了它未來(lái)的命運(yùn):收件人將打開(kāi)它或刪除它不看。

接收郵件的選項(xiàng)取決于其標(biāo)題:

?該電子郵件將不會(huì)在其他電子郵件中被注意到,

*他們會(huì)發(fā)現(xiàn)它無(wú)用，甚至不會(huì)打開(kāi)它,

*毫不猶豫地，立即發(fā)送到文件夾"垃圾郵件"或"刪除",

*部分或完全閱讀,

*他們甚至可能會(huì)作出回應(yīng)。郵件標(biāo)題是讓收件人有興趣打開(kāi)郵件的關(guān)鍵，或者更確切地說(shuō)，“吸引眼球”，引起注意力。這是特別重要的，如果你正在寫給別人的第一封信。"當(dāng)你很好的命名了信件，收件人會(huì)接收它。"

2.最后填寫郵件地址收件人

在電子郵件被寫入和驗(yàn)證后，最好再填寫"收件人"字段。這可以讓你避免經(jīng)常重復(fù)的錯(cuò)誤，如果還沒(méi)有寫完郵件，卻不小心點(diǎn)擊"回復(fù)"按鈕的話。如果您點(diǎn)擊"回復(fù)"按鈕，然后在點(diǎn)擊之前，首先檢查您是否正在向正確的收件人發(fā)送電子郵件。否則可能是非常令人惱火的電子郵件，特別是如果它包含個(gè)人或機(jī)密信息，卻填錯(cuò)了地址。

3.郵件發(fā)件人

僅通過(guò)您的工作電子郵件向客戶或合作伙伴發(fā)送電子郵件。但是，如果你碰巧需要從個(gè)人電子郵件作出回應(yīng)，應(yīng)正確地命名它。收件人必須了解這個(gè)電子郵件來(lái)自誰(shuí)，所以應(yīng)當(dāng)填寫發(fā)件人為你的名字和姓氏。在任何情況下，不要使用不適合業(yè)務(wù)通信的地址。例如，”Lion@。."，”babe@。.."

4.信的文本

· 個(gè)性化：每個(gè)人都是獨(dú)特的。當(dāng)然，用我們的名字來(lái)解決是最簡(jiǎn)便的。通過(guò)這種方式，您可以尊重與您通信的人。

· 問(wèn)候語(yǔ)：至少應(yīng)當(dāng)進(jìn)行問(wèn)候，"你好。"或"一天真好。"如果你知道名字，那么"稱呼尊敬的某某（可以填寫父稱）"。

· 寫文本的規(guī)則：案文應(yīng)涵蓋單一主題的范圍。如果您有關(guān)于不同主題的問(wèn)題，最好發(fā)送多封電子郵件，以便您的想法不會(huì)混淆。

測(cè)試應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和外部感知進(jìn)行結(jié)構(gòu)。

測(cè)試必須具有最佳尺寸

測(cè)試必須具有將顯示在所有電子郵件服務(wù)中的通用字體類型

郵件文本中的字體大小必須是統(tǒng)一的?不要濫用大小寫字母的使用。

· 簽名和請(qǐng)求：最好包括：尊重，感恩等。

5.信的語(yǔ)氣

當(dāng)你已經(jīng)與同事工作了好幾年，你們之間的溝通可以使用非正式語(yǔ)氣。當(dāng)與新的潛在客戶溝通時(shí)，應(yīng)該將語(yǔ)氣改為正式和尊重的語(yǔ)氣。這種溝通風(fēng)格的轉(zhuǎn)變也是寫電子郵件時(shí)非常重要。始終知道你的收件人是誰(shuí)，以避免破壞或不恰當(dāng)?shù)奶幚憩F(xiàn)有的關(guān)系。始終使用“您”，要有禮貌，并按照官方的商業(yè)風(fēng)格的溝通。

6.語(yǔ)法

如果電子郵件中存在語(yǔ)法錯(cuò)誤，就好像您直接告訴收件人您:

沒(méi)有受過(guò)教育;

不留神;

過(guò)度勞累。

語(yǔ)法錯(cuò)誤意味著什么？在大多數(shù)情況下，這會(huì)導(dǎo)致客戶認(rèn)識(shí)到你的無(wú)能。它也可能得出結(jié)論，你根本就沒(méi)有準(zhǔn)備好與新客戶合作。

花更多時(shí)間檢查消息是否有錯(cuò)誤。是的，你會(huì)花更多的工作時(shí)間，但至少這不會(huì)影響公司的聲譽(yù)和同事和管理層眼中的個(gè)人聲譽(yù)的惡化。

7.幽默

最好不要在商務(wù)信函中使用它。除非你很了解對(duì)方。請(qǐng)記住，人們以不同的方式感知幽默。對(duì)你來(lái)說(shuō)幽默不一定對(duì)收件人也是幽默。

8.不同文化的不同方法

你需要考慮到文化差異，尤其是在電子郵件中你并不清楚收件人情況時(shí)。根據(jù)收件人的文化差異調(diào)整電子郵件。

以下是這種差異的例子：阿拉伯人，中國(guó)人和日本人想在談?wù)撋虡I(yè)之前更多地了解他們的對(duì)話者。而德國(guó)人和美國(guó)人，相反，更注重業(yè)務(wù)。

9.總是回復(fù)電子郵件

總是嘗試回應(yīng)您收到的電子郵件，特別是如果發(fā)件人來(lái)自與你同一行業(yè)時(shí)。這被認(rèn)為是良好的形式和禮儀的電子郵件營(yíng)銷?；貜?fù)即使電子郵件被錯(cuò)誤地發(fā)送給您，但發(fā)件人正在等待回復(fù)。

10.在正確的時(shí)間發(fā)送

它是非常重要的是要在正確的時(shí)間發(fā)送電子郵件，以便他們被讀取。我們建議您在午餐時(shí)間從13:00到14:00或下班后的晚上（18:00-21:00）發(fā)送您的第一封電子郵件，并為合作伙伴提供便利。商業(yè)信函必須排除：

表達(dá)式中的諷刺或諷刺;

不適當(dāng)?shù)挠哪?

非正式語(yǔ)言;

八卦或所謂的"水"（只有明確的事實(shí)和數(shù)字）。

11. 在發(fā)送消息之前，將消息文本保存在單獨(dú)的文件中

如果不記得這一規(guī)則的話：發(fā)送電子郵件時(shí)發(fā)生意外失敗,或者當(dāng)電子郵件被要求再次發(fā)送時(shí)，因?yàn)橛捎谀撤N原因沒(méi)有收到。當(dāng)手動(dòng)輸入"文本”發(fā)送重要電子郵件時(shí)，而不是從某個(gè)地方復(fù)制，這是一個(gè)非常好的規(guī)則。它大大簡(jiǎn)化了生活。

12.你一定要回復(fù)E-MAILS

它總是接受回復(fù)電子郵件，所以你需要找到時(shí)間和機(jī)會(huì)支付相互關(guān)注和尊重發(fā)件人。電子郵件不會(huì)停滯不前。使用電子郵件在很大程度上取決于收件人的紀(jì)律和組織。

13. 不要通過(guò)電子郵件發(fā)送機(jī)密信息

電子郵件，很容易被黑客入侵，攔截。在這種情況下，密碼，銀行卡號(hào)，pin碼等，如果記錄在電子郵件可能會(huì)成為未經(jīng)授權(quán)的人利用它們牟利的工具。因此，電子郵件不應(yīng)該記錄此類信息。

14. 未經(jīng)發(fā)件人同意，不要從個(gè)人電子郵件中發(fā)布信息

只有尊重他人的機(jī)密信息，您才能尊重自己和您的隱私權(quán)。通過(guò)沒(méi)有相互視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)接觸的電子郵件通信需要遵守禮儀規(guī)則，這反過(guò)來(lái)又有助于建立人與人之間的識(shí)字和文化對(duì)話.

15. 額外提示:

如果你是激動(dòng)或憤怒，不要立即回復(fù)電子郵件。撰寫一封信，寫一個(gè)句號(hào)，但不要發(fā)送它。散步：散步，深吸一口氣，回到你的工作場(chǎng)所，并再次審查電子郵件。