根據(jù)商業(yè)慣例，一個訂單的落實通常需要供應(yīng)商準(zhǔn)備多次樣品，主要包括產(chǎn)前樣品、確認樣品和大貨樣。有時在訂單生產(chǎn)完成或生產(chǎn)中期，還需要準(zhǔn)備額外的樣品。這些樣品都有自己獨特的作用，一起幫著把訂單順利搞定。下面分別對這些樣品進行詳細說明：

1.產(chǎn)前樣：這是在生產(chǎn)前提供給客戶的樣品，用于確認產(chǎn)品的設(shè)計、材質(zhì)和工藝等細節(jié)。產(chǎn)前樣可以幫助客戶在生產(chǎn)開始前對產(chǎn)品有一個全面的了解。

2.確認樣：這是經(jīng)過客戶確認后的樣品，大貨生產(chǎn)必須嚴(yán)格按照確認樣進行。通常情況下，至少需要制作兩個確認樣，一個寄給客戶確認，另一個留在公司存檔。

3.大貨樣：這是在客戶返單時提供的樣品，用于對照生產(chǎn)。大貨樣可以確保后續(xù)訂單的一致性和質(zhì)量穩(wěn)定性。

4.手板樣：這是在沒有模具的情況下，根據(jù)客戶要求手工制作的樣品。手板樣主要用于確認產(chǎn)品的可行性，一旦確認后，將用于制作正式模具并進行大規(guī)模生產(chǎn)。

關(guān)于樣品費和快遞費用，這是外貿(mào)業(yè)務(wù)員在日常業(yè)務(wù)往來中經(jīng)常面臨的一道難題。處理得不好，可能就把潛在客戶給弄丟了；但要是處置得當(dāng)，則能夠有效增進雙方之間的信任，為合作的順利推進奠定良好基礎(chǔ)。以下是一些常見的應(yīng)對方案：

1.賣方承擔(dān)樣品費和快遞費用

適用情況：樣品價值不高，且客戶通過多次電話詢問產(chǎn)品信息、報價等方式表現(xiàn)出較高誠意。

舉例：若某小型家居飾品樣品成本較低，客戶多次主動聯(lián)系了解產(chǎn)品細節(jié)，此時賣方可以考慮免費寄樣。但如果只是簡單的郵件溝通，且跟進時間不長，免費寄樣可能效果不佳。

2.賣方承擔(dān)樣品費，客戶承擔(dān)快遞費

適用情況：貨值不高，樣品價值小于運費。

舉例：如一些紙質(zhì)文具樣品，價值較低但體積較大導(dǎo)致運費較高。此時賣方可以免樣品費，但要求客戶支付運費，這符合合作雙贏原則，若客戶連運費都不愿承擔(dān)，其合作誠意值得懷疑。

3.客戶承擔(dān)樣品費和快遞費用

適用情況：樣品貨值高，運費也較貴。

舉例：對于高端電子產(chǎn)品樣品，其研發(fā)和生產(chǎn)成本高，快遞運輸也需特殊處理。賣方應(yīng)向客戶說明情況，請求客戶承擔(dān)費用，這并非盈利行為，而是公司政策體現(xiàn)合作誠意的方式。

4.客戶承擔(dān)樣品費，賣方承擔(dān)快遞費用

適用情況：樣品價值較高，大于運費。

舉例：像定制的高級珠寶樣品，其價值主要在設(shè)計和材料上，運費相對較低。賣方要求客戶承擔(dān)樣品費，同時承擔(dān)運費，既能保障公司利益，又體現(xiàn)服務(wù)態(tài)度。

1.針對新客戶

評估客戶情況：先評估客戶背景、市場潛力和預(yù)期訂單量。若費用可承受，可考慮己方消化；若無法負擔(dān)，與客戶商量承擔(dān)全部或部分費用。

制定樣品政策：可以制定硬性政策，收取快遞或樣品費用，承諾下單時從貨款扣除。例如，新客戶詢問某新推出的運動器材樣品，若費用不高，公司可自行承擔(dān)；若較高，可與客戶協(xié)商分擔(dān)。

2.針對老客戶、重要客戶

樣品費承擔(dān)：只要金額不大，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)。若費用高，與客戶商量分擔(dān)，注明下單后的退還政策。如長期合作的大型服裝零售商客戶索要新一季服裝樣品，若樣品費較高，可協(xié)商分擔(dān)，下單達到一定數(shù)量后退還。

3.針對特殊要求定做樣品

費用承擔(dān)：客戶承擔(dān)樣品費、快遞費及相關(guān)雜費（制版費、操作費、包裝費等）。比如客戶要求定制帶有特殊標(biāo)志的企業(yè)禮品樣品，所有相關(guān)費用應(yīng)由客戶承擔(dān)。

寄送樣品時，每一步動作都可能成為影響客戶滿意度和合作機會的關(guān)鍵因素。下面這些注意事項能讓你在寄樣品的時候更得客戶的心：

1.加強溝通

多方式聯(lián)系：通過電話、郵件等方式與客戶確認地址，確保準(zhǔn)確無誤。同時，利用傳真郵遞底單、跟蹤反饋 E-mail 等加深客戶印象。例如，在寄出樣品前，給客戶發(fā)郵件確認地址，并告知樣品即將寄出，附上預(yù)計到達時間等信息。

2.了解客戶

深入調(diào)研：通過其他客戶、行業(yè)渠道等了解客戶公司實力和業(yè)務(wù)范圍，讓客戶知道你在其領(lǐng)域有一定人脈，加強感情聯(lián)系。比如，向客戶提及認識其同行業(yè)的某知名企業(yè)，增加客戶對你的信任。

提供完整標(biāo)簽：

信息涵蓋：標(biāo)簽應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、電話、郵箱、樣品 description、外箱資料、hs 編碼、fob 價格等。例如，對于出口的食品樣品，標(biāo)簽上詳細的產(chǎn)品成分、保質(zhì)期等 description 信息，以及準(zhǔn)確的 hs 編碼，有助于客戶順利接收和處理樣品。

1.及時告知

寄件信息傳達：樣品寄走后，立即告知客戶寄走時間和快遞單號，方便查詢。

2.跟蹤反饋

持續(xù)跟進：詢問客戶簽收情況、滿意度、改進意見，可附樣品評估單。比如，在客戶簽收一周后，發(fā)郵件詢問對樣品的看法，是否符合預(yù)期，是否需要調(diào)整等，根據(jù)反饋改進產(chǎn)品。

如果客戶在收取樣品費后便沒了下文，千萬不要坐以待斃。此時，通過巧妙的跟進策略，有可能重新激發(fā)客戶的合作興趣，為合作帶來新的轉(zhuǎn)機：

郵件示例：

“Dear Sir，I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount, only USD30 for the sample delivery to your place. You may choose to transfer the freight in advance to save your cost. What do you think? Look forward to your advice. Regards, Mighty”

通過告知優(yōu)惠的快遞費用，吸引客戶關(guān)注，促使其回復(fù)并可能推動合作進展。

郵件示例：

“Dear Sir，I hope you have received my previous mail below. Is there any question I haven’t figured out? Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort. Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order. This is our special service only for you. Look forward to your comment. Regards, Mighty”

強調(diào)合作潛力，以退還樣品費為條件，重新引起客戶興趣。

郵件示例：

“Dear Sir，Haven’t got your comment by far. Hope everything is going well. Christmas promotion is around the corner. It usually takes 3 - 4 days from sample approval till mass production delivered. To launch the product in time before this big season, it’s better to get everything ready by XXXX. Pls advise what we should do with the sample. We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account. Regards, Mighty”

結(jié)合市場時機，制造緊迫感，促使客戶盡快決策。

郵件示例：

“Dear Sir，Sample is ready now. Pls advise your courier account and we will send it out immediately. Regards, Mighty”

若樣品制作時間不長，即使未完全就緒，也可告知客戶已完成，吸引客戶關(guān)注，可能促使其重新考慮合作。

不限于郵件：必要時進行電話溝通，更直接了解客戶想法，解決疑慮，提高跟進效果

客戶收到樣品后不回復(fù)可能有以下幾種原因：

1.中間商等待反饋

情況說明：貿(mào)易商需將樣品提供給最終用戶，在未得到最終客戶消息或訂單前無法回復(fù)。例如，某貿(mào)易商索要電子產(chǎn)品樣品，要等其下游零售商測試市場反應(yīng)后才能決定是否下單，此時供應(yīng)商需定期跟催。

2.商店展示用途

情況說明：商店客戶索要樣品用于店面展示，有訂單才會聯(lián)系。如家居用品供應(yīng)商給商店寄樣后，商店會根據(jù)顧客反饋決定是否采購，供應(yīng)商應(yīng)保持聯(lián)系并推薦新產(chǎn)品。

3.對樣品不滿意

情況說明：客戶可能對樣品質(zhì)量、款式等不滿意而不再聯(lián)系。比如服裝樣品顏色與客戶預(yù)期不符，供應(yīng)商應(yīng)主動詢問并尋求改進。

4.測試周期較長

情況說明：如紡織品測試成分、電器認證等耗時久。化工產(chǎn)品測試可能長達數(shù)年，供應(yīng)商需理解并適時詢問進展。

5.收集樣品或已有替代

情況說明：客戶可能收集樣品或已找到替代品。但供應(yīng)商保持聯(lián)系，未來仍有合作機會，可定期介紹新產(chǎn)品優(yōu)勢。

6.其他條件不滿

情況說明：客戶可能對價格、交貨期等條件不滿。供應(yīng)商應(yīng)與客戶坦誠溝通，尋求解決方案以滿足需求。