我們總能看到一些所謂“外貿(mào)專家”在指導(dǎo)新人寫郵件時(shí)會(huì)要求：“郵件越短越好，客戶沒有那么多時(shí)間去閱讀?！痹噯?wèn)果真如此嗎？假設(shè)你是客戶，收到了一封郵件只有一句話：“Hello, would you like to attend the Guangzhou Export Commodities Fair？”你會(huì)覺得這是一封靠譜、專業(yè)的郵件嗎？

實(shí)際上，更多的事例表明，如果你的長(zhǎng)郵件得不到客戶回復(fù)，很大程度上并不是郵件太長(zhǎng)客戶沒有時(shí)間看，而是郵件內(nèi)容空洞或客戶對(duì)你的話題根本不感興趣。

一、短郵件難以融入情緒

郵件過(guò)短，雖然閱讀變得相對(duì)容易了一些，但也會(huì)伴隨著字里行間情緒的隱匿，使得郵件給人的感覺“冷冰冰的”、“沒有人情味兒”。我們可以做一個(gè)比較，比如下面兩封郵件：

1.

Dear Mr Smith，

Your goods will arrive at port in a week. Please be ready to check.

XXX

2.

Dear Mr Smith，

Good morning. We have received the message that your goods will arrive at port in a week. Please be ready to check. If you have any questions, please feel free to contact me.

I wish you every success in your work.

XXX

相信大部分客戶都會(huì)更喜歡第二封郵件：你能從中感受到業(yè)務(wù)員對(duì)你的關(guān)心和敬業(yè)的態(tài)度，以及問(wèn)候當(dāng)中滿滿的人情味。雖然第一封郵件中也有“dear”、“please”等表達(dá)客氣的單詞，但總會(huì)讓人覺得“少了些什么”。

二、短郵件難以制造更多話題

相較于長(zhǎng)郵件，短郵件的內(nèi)容會(huì)受到篇幅限制而難以融入更多的話題。比如同樣的報(bào)價(jià)郵件，長(zhǎng)郵件就可以附上產(chǎn)品介紹、圖片、優(yōu)勢(shì)、優(yōu)惠等信息，甚至還可以進(jìn)行不同型號(hào)對(duì)比，讓客戶直觀且方便地挑選自己需要的產(chǎn)品。而短郵件為了“短”，就必須省略許多“邊邊角角”的內(nèi)容，雖然達(dá)到了短的目的，但很有可能“沒說(shuō)清楚”，造成客戶的困惑。這樣一來(lái)客戶還需要再發(fā)郵件來(lái)詢問(wèn)不明白的地方，反而更加浪費(fèi)了客戶的時(shí)間。

三、應(yīng)相信客戶的閱讀水平

幾乎所有在大公司工作的員工都接受過(guò)高等教育，有些甚至具有博士學(xué)位。因此我們不應(yīng)該首先假設(shè)客戶的閱讀能力很差（認(rèn)為郵件越短越好，實(shí)際上是在潛意識(shí)中把客戶放在了弱勢(shì)地位，認(rèn)為他們沒有閱讀長(zhǎng)文章的能力。除去中東，非洲這類地區(qū)的一些小型企業(yè)主之外的客戶，我們都應(yīng)該相信客戶的閱讀速度和水平。

即使客戶真的認(rèn)為你的郵件過(guò)長(zhǎng)，那首先也應(yīng)該反思自己的郵件是否寫得枯燥乏味、沒有吸引力，而不是立刻質(zhì)疑客戶對(duì)于長(zhǎng)文章缺乏耐心。

四、郵件長(zhǎng)短并沒有固定標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)際上，作為傳達(dá)信息的載體，郵件的長(zhǎng)短并不需要一個(gè)固定標(biāo)準(zhǔn)。語(yǔ)言是為內(nèi)容服務(wù)的，如果你的郵件內(nèi)容能夠完整表達(dá)需要的信息并有助于接收者的理解，那么寫長(zhǎng)郵件還是短郵件并不重要。

因此我們?cè)谟?xùn)練自己的郵件寫作水平時(shí)重點(diǎn)應(yīng)放在以下幾個(gè)方面：

1.是否完整表達(dá)了需要傳遞的信息；

2.表達(dá)是否清晰；

3.語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔、明確、沒有多余廢話；

4.表達(dá)是否得體、稱呼及敬語(yǔ)是否用對(duì)；

5.是否沒有錯(cuò)別字（可使用郵箱自帶的拼寫檢查）；

6.格式是否正確無(wú)誤；

7.收件人、抄送方郵件地址是否正確；

8.郵件標(biāo)題是否具有一定吸引力。

把握好以上幾個(gè)方面，你就能寫出讓客戶“想不回復(fù)都不行”的優(yōu)秀郵件，并且能夠讓客戶感受到你的專業(yè)態(tài)度并放心與你合作下去。

（來(lái)源：外貿(mào)Jackson）